Saygıdeğer Öğretmenlerim,
Her veli çocuğu için okul arayışına girdiği zaman kendi kültürüne, değerlerine, eğitim felsefesine ve dünya görüşüne yakın bir okul bulmak ister. Bunun için kayıt randevusu yapan öğretmenlerimizin bu beklentileri karşılayabilecek görüşme gerçekleştirmesi, bu randevunun kayda dönüşebilmesi için çok önemlidir.
Kayıt görüşmeleri veliye bilgi vermenin ötesinde güven, gönül bağı ve aidiyet hissi de yaşatmalıdır. Görüşme yapılırken veli aklındaki “Doğru okulda mıyım? Çocuğumu bu okula emanet edebilir miyim?” sorularına cevap bulmalıdır. Şimdi size velinin anlaşıldığını düşünebilmesi için görüşme yapan öğretmenlerimize rehberlik niteliğinde birkaç aşamadan bahsetmek isteriz.
Kayıt görüşmesini 5 aşamada değerlendirebiliriz;
- Görüşme öncesi hazırlık,
- Görüşme akışı,
- Tanıtım ve bilgilendirme,
- Kayıtla ilgili teknik bilgiler,
- Kapanış ve bağ kurma,
Gelin bu 5 aşamayı kısaca örneklendirelim;
- Görüşme öncesi hazırlık
- Randevu takibini özenle yapın, iz bırakan ilk temas için görüşmeye bir saat kala randevuyu hatırlatmak adına kurum sekreterinden veliyi aramasını isteyin,
- Görüşme yapılacak ortamın temiz, düzenli ve havalandırılmış olmasına özen gösterin,
- Çocuklar için mikro alan hazırlayın. Mesela; görüşme ortamında kayıt yapacak velinin çocuğu için ilgisini çekebilecek oyuncaklar veya etkinlik kutusunu hazır bulundurun,
- Karşılamada veya ilk buluşmada veliye özel olduğunu ve okulda güvenilir bir ortam bulunduğunu hissettirin,
- Görüşme akışı
- Veliye acele etmeden kendilerine yeterince zaman ayırdığınızı ifade edin, gerekirse görüşmeyi kahve ikramı eşliğinde yapın,
- Görüşme esnasında samimi ve aşırı resmiyetten uzak, profesyonel bir iletişim dili kullanın,
- Veliden gelebilecek tüm sorulara açık olun, kaygılı velilere empatik yaklaşarak anlayışla karşılayın,
- Konuşma esnasında veliye soru sorma hakkı tanıyın ve çocuğun ihtiyaçlarından veya geçmiş deneyimlerinden bahsetmesi için alan açın,
- Mümkünse veli için yeni bir not sayfası açarak söylediklerini not etmeye çalışın,
- “Karma görüşme formatı” ile görüşmede sınıf öğretmenini de kısa süreli davet ederek, tanışma görüşmesi yapılmasını sağlayın,
- Tanıtım ve Bilgilendirme
- Kurum kültüründen bahsedin,
- Veliler okul arayışına çıktığında genelde “Ben nasıl bir çocuk yetiştirmek istiyorum?” sorusuna cevap ararlar. Kayıt esnasında bu soruya cevap olarak değerler eğitimi modelini kalbe dokunur şekilde anlatın,
- Okulun başarı hikayelerini dile getirin,
- Her öğrencinin sahip olduğu potansiyeli ortaya çıkaracak eğitim yaklaşımında olduğunuzu açıklayın,
- Okulun fiziki şartlarından bahsederken her detayın öğrencilerin güvenliği ve konforu esas alınarak hazırlandığından bahsedin,
- “5 Duyulu Tanıtım” yaklaşımı ile ortamda hoş bir koku, lezzetli bir ikram ve öğrencinin dokunarak oynayacağı bir oyuncak ile veliye sadece bilgi değil, hoş bir an da yaşatmış olun.
- Kayıtla İlgili Teknik Bilgiler
- Adaptasyon sürecinde her öğrencinin kendi hızında ilerlediğini dile getirerek, bireysel oryantasyon takvimi hazırladığınızı belirtin,
- Veliye uyum sürecinde kendisini hangi durumların beklediği konusunda ufak bir brief verin. Mesela; “Evet, öğrencimiz şimdi okula hemen başlamak istiyor. Bu okulu merak etmesinden kaynaklı olabilir. Okulu keşfedip merakı gittiğinde tekrar eve gelmek isteyebilir ve arada ağlamaları olabilir. Bu bizim beklediğimiz ve süreçte normal karşıladığımız bir durumdur. Tabi, bu sadece bir ihtimal,” şeklinde ileriye dönük yaşanma ihtimali olan durumlar hakkında bilgilendirme yapılabilir,
- Gerekli evrakları, ödeme planını, indirimleri ve kayıt süreci takvimini net bir şekilde açıklayın,
- Görsel akış diyagramı hazırlayın. Mesela; Mayıs ayında kayıt yapan veliye gerekli evrakların yazılı olduğu önceden hazırlanmış bir not kartı verilebilir veya Ağustos ayında öğretmenle tanışma günü planlandığını, öncesinde kurum tarafından bilgilendirme yapılacağını söyleyin.
- Kapanış ve Bağ Kurma
- Görüşme sonrası “Sizi tanıdığımıza çok memnun olduk. Umarım bu kıymetli eğitim yolculuğunda beraber yürürüz,” gibi veli ile bağ kuran ifadeler kullanın,
- Olumlu geçen görüşmede kayıt gerçekleşmezse veliye karar vermesi için zaman tanıyın. İleri bir tarihe randevu ayarlayabileceğinizi, düşünmeleri için zaman verebileceğinizi dile getirin,
- Görüşmeye gelen velinin çocuğu için “Anı Kartı” (Üzerinde okulun logosunun bulunduğu bir boyama çalışması gibi) çalışması verilebilir.
- Veliye göndereceğiniz sms ile güçlü bir bağ kurabilirsiniz. Mesela; Kayıt görüşmesi esnasında önceden hazırlanmış fiyat bilgilendirme mektubu kurum telefonundan veli ile paylaşılabilir.
- Kesin kayıt yapan velinin telefonlarına hoş geldin mesajı gönderin. Mesela; “………. Okulu Ailesine Hoş geldiniz,” gibi sms gönderilmesi aidiyet duygusunu pekiştirecektir.
Tüm bunlar yapacağınız veli görüşmelerinde güçlü bir izlenimin, güven dolu iletişimin ve etkili bir bağ kurabilmenin anahtarıdır. Yaptığımız her görüşme, okullarımızı bir adım daha ileri taşıyacaktır.
Başarılar ve kolaylıklar dileriz…
Saygılarımızla.
