Saygıdeğer Öğretmenlerim,
Zaman, her insanın eşit olarak sahip olduğu tek şeydir. Herkes gün içerisinde aynı zaman dilimine yani 24 saate sahiptir.
Buna karşın işimizde başarısız olduğumuz her durumda bahane olarak zamanın yetersizliğini öne sürmekteyiz. Herkes için 24 saat olan gün, onlarca fabrikayı yöneten şirket CEO su için yeterliyken, bizim için neden yeterli değil? Zaman Yönetimine dair bilmemiz gereken temel bilgiler nelerdir? Zamanı etkili kullanabilmemiz için nasıl bir yol haritası oluşturmamız gerekiyor? Sizde tüm bu sorulara cevap arıyorsanız, nereden nasıl başlayacağınız konusunda belirsizlik yaşıyorsanız, işte size bazı ipuçları.
Konuya zaman yönetimi nedir, ne değildir sorularına cevap vererek başlayalım.
Zaman Yönetimi; zamanı verimli ve etkili kullanma çabasıdır. Belirlenen hedeflere ulaşmada, yerine getirilmesi gereken sorumlulukları zamanında yetiştirmede, planlanan programa sadık kalmada zaman yönetimi oldukça önemlidir. Zaman yönetimi bir bakıma, kişinin kendini yönetebilmesidir.
Zaman yönetimi, gerçek dışı hedefler belirleyerek, günlük 24 saati aşan programları bir güne sığdırabilmek değildir. Bir günde birçok radikal kararlar alarak, hızlıca eyleme geçmekte değildir. Hızlı kalkışın, hızlı oturuşu olur. Hızlıca kalktığınızda başınız döner ve hızlıca geri oturursunuz. Hatırlamaya çalışalım. Birçok defa hedefler belirlemiş, mesela yapılan öğretmenler toplantısının sonunda ciddi kararlar almışızdır. Hatta iki üç hafta planladığımız programa sadık kalıp, ciddi de ilerlemeler elde etmişizdir. Fakat araya giren planlanmamış durumlar sayesinde, zaman içerisinde planladığımız programlar sekteye uğramıştır. Aradan belli bir süre geçtikten sonra da öğretmen arkadaşlarımıza “Ya biz ne güzel kararlar almıştık, çok da güzel uyguluyorduk. Sahi, ne oldu da biz bu çalışmamıza ara verdik?” sorusunu sorarız.
Bunun nedeni, planlamada başarılı bir zaman yönetimi oluşturulamamasından kaynaklıdır. Peki bunun için neler yapmalı, nelere dikkat etmeliyiz. Gelin şimdi zamanı verimli kullanmanın temellerini atmaya başlayalım.
Kendimiz için veya öğrencimize etkili zaman yönetimi konusunda yardımcı olmak için öncelikle aşağıdaki sorulara sırayla cevap vererek işe başlayalım.
- Sorumluluklarınız nelerdir?
- Öncelikleriniz nelerdir?
- Gün içerisinde enerjinizin en yüksek ve en düşük olduğu zamanlar hangisidir?
- Genellikle ne zaman, nerede ve nasıl çalışırsınız?
- Ne kadar boş zamanınız var ve bu boş zamanınızı nasıl değerlendirirsiniz?
- Başvurduğunuz bahaneleriniz nelerdir?
Bu sorulara doğru cevap vermek için son bir aydaki günlük program akışınızı gözden geçirmenizi tavsiye ederiz.
Bu sorulara cevap verdikten sonra kendinize verdiğiniz cevapları, tekrar gözden geçirmenizi istiyoruz. Sırasıyla gözden geçirmemiz gerekirse, sorumluluğumuz olarak tanımladıklarımız arasında suni sorumluluklarımızı kontrol edelim ve gerekirse bunları listeden çıkaralım. Suni sorumluluklar, üzerimize vazife olmayan işlerdir. Devamında önceliklerimize odaklanalım. Belirlediğimiz önceliklerimizden hangileri olmalı, hangileri olmamalı? Bunlar gerçekten önceliğimiz mi, değil mi? Bu konuda netlik önemlidir.
Gelelim gün içerisinde enerjimizin en yüksek ve en düşük olduğu zamana. Burada yapmamız gereken şey farkındalığımızı yükselterek, kendimiz için en verimli zamanı belirleyebilmemizdir. Enerjimizin en yüksek olduğu zamana, en önemli ve kritik gördüğümüz sorumluluklarımızı ayırmalıyız. En basit gelen konuları, enerjimizin en düşük olduğu zamana almamız önemlidir. Sonuçta basitte olsa yerine getirmemiz gereken sorumluluklarımız var. Hatta planladığımız programlara sadık kalamamamızın en büyük nedenlerinden biri, planlamada basit olan sorumluluklara zaman ayırmamamızdır. Ayrıntılı çalışmamız gereken önemli konuları enerjimizin en yüksek olduğu zamana almalı, günlük yapılması veya tekrarlanması gereken rutin işlerimizi enerjimizin en düşük olduğu zamana almalıyız. Buradan size 24 saatlik bir program akışı hazırlayarak, “işte size verimli zaman yönetimi,” diyebilirdik. Peki bunu neden yapmadık? Çünkü tek düzen belirlenen plan, herkese uymaz. Günün en enerjik zamanı, kişiden kişiye değişir.
Gelelim ne zaman, nerede, nasıl çalıştığımıza. Burası tam da nerede yanlış yaptığımızı görmemizi sağlayan kısımdır. Örnek olarak; günlük kitap okuma zamanımızı ele alalım. Gün sonunda rahat oturarak veya uzanarak kitap okuyoruz. Kitap okumak içinde kendimize 30 dakika ayırıyoruz. Bu arada okurken ara ara göz kapaklarımız ağırlaştığında elimize telefon alıyor, sonrasında telefona takılıp kalıyoruz. Devamında kitap okumaya ayırdığımız 30 dakika da geçmiş oluyor. Bu örnek size tanıdık gelmiş olmalı. Zira bi noktada zamanın bize getirdiği alışkanlıklar, birbirine benzemektedir. Burada dikkat etmemiz gereken ilk durum, kitap okurken rahat oturmak bizi mayıştırıyorsa dik oturmalı, okuduğumuz 30 sayfadan ilk 10 sayfayı hatırlayıp gerisini hatırlamıyorsak kitap okumayı 30 sayfa değil 10 sayfa olarak belirlemeliyiz. En azından başlangıçta bu şekilde planlamamız oldukça önemlidir. Zira hatırlamadığımız, okurken kopup gittiğiniz son 20 sayfada zamanı boşa harcamış oluruz.
Sırada boş zamanımızda neler yaptığımız var. Şu noktada kendimize karşı objektif olmamızda fayda var. Ne kadar boş zamanımız var ve bu boş zamanımızı verimli kullanıyor muyuz? Vicdanımızı rahatlatmak için “3 saat çalışıyorum,” diyorsak, dikkatimizi bu üç saate vermemiz gerekir. Yukarıdaki kitap okuma örneği gibi. İlk 10 dakikadan sonraki 20 dakikada ne okuduğumuzu hatırlamıyorsak, bu 20 dakikayı boş zaman olarak değerlendirmeliyiz. Burada ya bizi mayıştıran oturma şeklimizi düzeltmeli ya da ilgimizi çeken farklı içerikli kitaplardan okumaya devam etmeliyiz. Ayrıca planlamada mola verdiğimiz zamanlarda, telefon ile meşgul olmamak önemlidir. Zira zihnin ve bedenin sağlıklı dinlenmesi, verimli zaman yönetimi için önemlidir.
Geldik bahanelerimize. Etkili zaman yönetimini sekteye uğratan en büyük engel, kuşkusuz ki bahanelerimizdir. Mesela, zaman kaybına neden olan “erteleme” bahanemiz bizde alışkanlık haline geldiyse, ertelemeyi bırakmak birinci gayemiz olmalıdır.
Bu sorulara tüm samimiyetimizle cevap verdikten sonra, alışkanlık kazanmamıza yardımcı olacak birkaç zaman yönetim tekniklerine değinmek isteriz. Bu teknikler hakkında paylaşacağımız ufak bilgiler sayesinde, kendimize yakın gördüğümüz tekniği aktif kullanarak, zamanı verimli kullanmayı alışkanlık haline getirmemiz oldukça kolaylaşacaktır;
- Eisenhower Matrisi,
En etkili zaman yönetimi tekniklerinin başında gelen Eisenhower Matrisi bizden, işleri önemli, önemli değil, acil, acil değil olarak dört kategoride sınıflandırmamızı istemektedir. İş sırası önceliğine göre;1.Acil-Önemli, 2.Acil-Önemli değil, 3. Acil değil-Önemli, 4.Acil değil-Önemli değil şeklinde sıralanmaktadır. Temelinde; 1.Acil-Önemli ise, hemen yap, 2.Acil-Önemli değil ise, yapabilecek başka birine devret, 3.Önemli-Acil değil ise, yapacağın zamana karar ver, 4. Acil değil-Önemli değil ise, daha sonra yap vardır.
- Pomodoro Tekniği,
Amacı özellikle verimli çalışmak olan kişilerin basitçe uygulayabileceği, oldukça etkili bir tekniktir. İşleyişi 25 dakika verimli çalışmaya, 5 dakika minik molalar vermektir. Toplam 30 dakika bir pomodorodur. Toplam 4 pomodoro da bir, araya 30 dakikalık uzun bir mola verilir.
- Kanban Tekniği,
Japon çalışma disiplini olarak da bilinen Kanban Tekniği, Toyota`nın iş verimliliğinin artırmak için üretim fabrikasındaki mühendisler tarafından geliştirilen, antik ve yalın bir zaman yönetim tekniğidir. Bu teknik bize en basit haliyle, kâğıda yaz görselleştir, bu işleri alanlarına ayır ve alanları sınırlayarak yap demektedir. Bu alanlar “yapacağım, yapıyorum, yaptım” şeklinde sıralanmalıdır. Bu işleri kâğıda yazarak görselleştirmeniz, işlere başlamanızı veya yarım bırakılan işlerinizi görmenizi kolaylaştırmaktadır. Ne kadar antik bir teknik olduğu belirtilse de, zamanımızda da oldukça fazla kullanılmaktadır.
- 168 Saat Tekniği,
En başarılı insanlar, başarıda orta seviyede insanlar ya da hiçbir şey yapmayan insanların bir hafta da eşit sahip olduğu tek şey, ne eksik ne fazla tam 168 saattir. Daha fazlasına sahip olmanız, mümkün değildir. Buna karşın ultra başarılı insanlar harika işler yapmalarına rağmen, kendilerini farklı alanda uzmanlaştıracak zamanı bulabiliyorlar. Bu konuda 168 saat tekniği bize, farkında olmadan sahip olduğumuz boş zamanlarımızı görmemizi sağlamakta. Bu boş zamanlarımızı biz mi kullanıyoruz, yoksa bizim olan boş zamanımızı başkaları mı kullanıyor? Tekniği uygularken, haftalık takvim çizelgemizi kontrol altına almamız oldukça önemli. Günlük uyku saatimizi 7 saat olarak düşünürsek haftada 49 saat eder ki, haftalık geriye 119 saatimiz kalır. Haftada 6 gün 12 saat çalışıyorsak bu da 72 saat eder ki geriye 47 saatimiz kaldı. Bu şekilde zamanımızın çoğunu nereye harcadığımızı görerek, kendimize tekrardan haftalık takvim çizelgesi hazırlamamız gerekebilecek. Mesela; uyku saatimizi günlük 6 saat olarak belirlememiz bize, haftada 7 saat kazandıracaktır.
- Kafein Şekerlemesi Tekniği,
“Kahve uykusu” olarak da bilinen bu teknik, zaman yönetiminden ziyade etkili çalışma tekniğidir. Daha çok kendinizi dinç hissetmenize yardımcı olmaktadır. Uygulamasında kahve içmek ve ardında 23 dakika boyunca uyumak vardır. Nedeni, kahvedeki kafeinin insan vücudunda kana karışıp, beynimize ulaşması ortalama 20 dakika sürmesidir. Buda kişiyi zinde tutarak, uyku halinden kurtulmasını sağlamaktadır.
- GTD (Getting Things Done) Tekniği,
Zaman yönetim teknikleri arasında en popüler olan GTD tekniğinin temelinde, işleri halletme ve tamamlama vardır. Uygulamada kişinin kendisine koçluk edebilmesi önemli bir ayrıntıdır. Tekniğin amacı işi tamamlamaktan daha fazlasını yapabilmek yani, en iyi ve en ideal şekilde tamamlamaktır. Mottosu, stressiz üretkenlik sanatıdır. Teknik, kafanızdaki her işi listeleyerek boşaltmayı öne sürüyor. Tekniğin uygulaması 5 aşamadan oluşmaktadır; toparla, işle, düzenle, yap, incele. Kısaca izah etmek gerekirse zihnini meşgul eden işleri listele, 2 dakikada tamamlanacak işleri hemen yap, görevlerini uygun zamana göre (ev, iş, telefon…) kategorize et, projede görevlerinizi daha fazla parçalara bölerek (acil olanlar, alt görevleriniz…) tümünü içeren envanter oluştur ve yap.
Saygılarımla.
